Page tree

Cel


Instrukcja przedstawia konfiguracje reguł takich jak: odpowiedzi automatyczne. przekierowanie poczty oraz automatyczne segregowanie poczty do folderów.

Spis Treści



Instrukcja krok po kroku


Krok 1 - Logowanie i przejście do ustawień

Po zalogowaniu się na na https://poczta.exea.pl/ wchodzimy klikamy na zębatkę w prawym górnym rogu i wchodzimy w "Opcje".

Z lewej strony menu rozwijamy podmenu Poczta >Automatyczne przetwarzanie > Odpowiedzi Autumatyczne.


Krok 2 - Odpowiedzi automatyczne

Jest to funkcja która pozwala generować automatyczne wiadomości do osób, które wysłały na nasz adres wiadomość.
Bardzo przydaje się na czas naszego urlopu.


    1. Wchodzimy w podmenu "Odpowiedzi automatyczne".


    2. Po prawej stronie otwiera się obszar tworzenia odpowiedzi automatycznej. Aby rozpocząć pracę, musimy zaznaczyć "Wysyłaj odpowiedzi automatyczne"


    3. Na tym etapie możemy wybrać, czy odpowiedzi mają być wysyłane w danym okresie czasu lub do odwołania.
    4. Kolejny obszar to panel tekstowy, w którym decydujemy jaka treść wiadomości ma być wysyłana do osób z naszej organizacji (czyli jaka wiadomość zostanie wysłana, jeśli
      nadawcą jest osoba z tej samej domeny (np. exea.pl ).


    5. Kolejne pole wyboru włącza opcję skonfigurowania wysyłki wiadomości automatycznych do osób spoza naszej organizacji

      Jeśli chcemy, aby takie wiadomości były wysyłane, zaznaczamy to pole.
      W przeciwnym wypadku klikamy na "Zapisz" w górnej części strony.

    6. Jeśli zaznaczyliśmy aby wiadomości były wysyłane do osób spoza organizacji, pojawia się kolejna opcja do wyboru

      Jeśli chcemy, aby odpowiedzi trafiały do wszystkich którzy wyślą do nas wiadomość, zaznaczamy opcję drugą.
      Natomiast, jeśli chcemy aby wiadomość taka wychodziła tylko do osób z którymi wcześniej korespondowaliśmy.

    7. Ostatnią opcją jest wpisanie tekstu, który będzie wysyłany do osób spoza domeny.
    8. Po wpisaniu treści wiadomości zwrotnej, klikamy na przycisk "Zapisz" znajdujący się w górnej części strony


Krok 3 - Przekierowanie poczty przychodzącej 
W tym punkcie omówimy w jaki sposób możemy włączyć przekierowanie naszych wiadomości na inną osobę/y.
Jest to nieodłączna część Odpowiedzi automatycznych, w przypadku gdy wybieramy się na urlop.
    1. Wchodzimy w "Skrzynka odbiorcza i reguły oczyszczania"


    2. Po prawej stronie pojawią się 2 obszary: Reguły skrzynki odbiorczej oraz Reguły oczyszczania
      W tym wypadku interesuje nas tylko pole "Reguły skrzynki odbiorczej". Klikamy na oznaczony "+".



      Wyświetli nam się menu:


    3. Wpisujemy sobie nazwę reguły (np. "Przekierowanie")
    4. W polu "Gdy nadejdzie wiadomość spełniająca wszystkie te warunki" rozwijamy listę i wybieramy następująco:
      1. "Moje imię i nazwisko znajduje się w polu Do lub DW", jeśli chcemy aby, przekierowywane były wiadomości które otrzymaliśmy jako bezpośrednie lub DW,


      2. "Moje imię i nazwisko znajduje się na liście jako jedyna nazwa adresata", jeśli chcemy aby przekierowane były tylko wiadomości wysłane wyłącznie do nas,
      3. "[Zastosuj do wszystkich wiadomości]" aby przekierowane zostały wszystkie otrzymywane wiadomości,


    5. W polu "Wykonaj wszystkie następujące czynności" rozwijamy listę i wybieramy następująco:
      1. "Prześlij dalej, przekieruj lub wyślij" oraz "Prześlij wiadomość dalej do..." jeśli chcemy aby wiadomość została przesłana dalej do wybranej
        osoby i została zachowana na naszej skrzynce


      2. "Prześlij dalej, przekieruj lub wyślij" oraz "Przekieruj wiadomość do..." jeśli chcemy, aby wiadomość przekazywana dalej nie pozostawała na naszej
        skrzynce pocztowej


    6. Po kliknięciu w wybraną opcję, pojawi się pole wpisywania adresów, na jakie mają zostać przekazane otrzymane przez nas wiadomości, wpisujemy w zaznaczonym
      miejscu interesujący nas adres, a następnie klikamy "Zapisz"


      1. Po zapisaniu adresów email klikamy w zaznaczony przycisk "OK"



        Jeśli mamy utworzone jakieś dodatkowe reguły, które powinny być również wykonane, lepiej będzie odznaczyć opcję "Zatrzymaj przetwarzanie dalszych reguł"

Krok 4 - Segregacja poczty przychodzącej 

W ostatnim kroku omówimy w jaki sposób można zautomatyzować segregacje lub przenoszenie niechcianej korespondencji do folderu na spam.

Korzystamy z reguł z kroku 3 lub nowo utworzonych. Proces tworzenia reguł do różnych zastosowań jest podobny. Różni się tylko warunkami i akcjami które konfigurujemy w danych regułach

  1. Wchodzimy w "Skrzynka odbiorcza i reguły oczyszczania"


  2. Po prawej stronie pojawią się 2 obszary: Reguły skrzynki odbiorczej oraz Reguły oczyszczania
    W tym wypadku interesuje nas tylko pole "Reguły skrzynki odbiorczej". Klikamy na oznaczony "+".



    Wyświetli nam się menu:


  3. Wpisujemy sobie nazwę reguły (np. "Przeniesienie do folderu Spam")
  4. W polu "Gdy nadejdzie wiadomość spełniająca wszystkie te warunki" rozwijamy listę i wybieramy warunki które musi spełnić wiadomość aby została przeniesiona do folderu.
  5. W polu "Wykonaj wszystkie następujące czynności" rozwijamy listę i wybieramy następująco:
     
    1. "Przenieś, kopiuj lub usuń" oraz "Przenieś wiadomość do folderu..." jeśli chcemy aby wiadomość została przeniesiona do konkretnego folderu.
    2. "Przenieś, kopiuj lub usuń" oraz "Kopiuj wiadomość do folderu..." jeśli chcemy aby wiadomość została skopiowana do konkretnego folderu zostając jednocześnie w folderze głównym.
    3. "Przenieś, kopiuj lub usuń" oraz "Usuń wiadomość " jeśli chcemy aby wiadomość, spełniająca konkretne warunki, została automatycznie usunięta.
  6. W kolejnym oknie możesz wybrać do którego okna mają być przenoszone lub kopiowane wiadomości.

  7. Zatwierdzamy klikając "Zapisz".
    1. Po zapisaniu adresów email klikamy w zaznaczony przycisk "OK"

Jeśli mamy utworzone jakieś dodatkowe reguły, które powinny być również wykonane, lepiej będzie odznaczyć opcję "Zatrzymaj przetwarzanie dalszych reguł"


Więcej informacji



Sprawdź również najczęściej zadawane pytania: Częste pytania

lub przeszukaj naszą bazę wiedzy: 

Search

Znalazłeś błąd?, Potrzebujesz innego poradnika? Napisz na: tutorial@exea.pl

Chcesz przetestować nasze usługi? Napisz na: biznes@exea.pl

Jesteś naszym klientem i potrzebujesz pomocy? Napisz na: support@exea.pl